Di Alberto De Luca, CMO e sales manager di CFBrain. Aggiornata a ottobre 2026Raccogliere quanto detto
Ci sono due modi, entrambi validi.
Incontro online
Microsoft Teams, Zoom e Google Meet offrono la trascrizione dell'incontro, a seconda del piano. Strumenti dedicati come Fireflies o Otter fanno lo stesso, ma controlla dove trattano i dati, perché alcuni li elaborano fuori dall'Unione europea. Prima di attivare la trascrizione informa il cliente e chiedigli se è d'accordo.
Incontro in presenza
È il metodo che consigliamo più spesso: appena il cliente esce, registri una nota vocale di un paio di minuti con i punti emersi, le decisioni e i passi successivi. Il cliente non viene registrato e ti servono pochi minuti.
Preparare la bozza
Una struttura fissa rende i verbali confrontabili nel tempo. Il prompt qui sotto funziona con qualsiasi assistente AI. Usa sempre riferimenti anonimi.
Dallo stesso materiale puoi far preparare anche il messaggio di follow-up per il cliente e l'elenco delle cose da fare.
Rileggere
L'AI può capire male un nome, una cifra o una decisione. Rileggi sempre la bozza e correggila: il verbale è un tuo documento. Fai particolare attenzione a importi, prodotti citati e impegni presi.
Archiviare
Salva il verbale nella scheda del cliente, nel software della tua rete o nel tuo, e trasforma i prossimi passi in promemoria con una data. Nella Piattaforma CFBrain questo passaggio è automatico: dalla nota vocale nascono la sintesi, il messaggio al cliente e le cose da fare, e niente viene salvato senza la tua approvazione.
Prima e dopo
| Senza automazione | Con la nota vocale e l'AI | |
|---|---|---|
| Dopo l'incontro | Scrivi il verbale a memoria, spesso a fine giornata | Detti due minuti di nota vocale appena il cliente esce |
| Il verbale | Struttura diversa ogni volta | Sempre le stesse sezioni, facili da confrontare nel tempo |
| Il follow-up | Lo scrivi da zero, se ti ricordi | È già pronto da rileggere e inviare |
| Le cose da fare | Restano negli appunti | Diventano promemoria con una data |
Esempio indicativo: i tempi dipendono dalla durata e dalla complessità dell'incontro.
Con la Piattaforma CFBrain
Gli strumenti di trascrizione come Microsoft Teams o Fireflies registrano tutto l'incontro e producono una sintesi generica. La Piattaforma CFBrain parte invece dalla nota vocale che detti tu dopo l'incontro, quindi funziona anche per gli incontri in presenza senza registrare il cliente. Dalla nota ricava la sintesi, il messaggio per il cliente su WhatsApp o via email e le cose da fare con le date, e salva tutto nella scheda del cliente solo dopo la tua approvazione. I dati restano su un server di tua proprietà in Europa.
Privacy
- Informa il cliente e chiedi il consenso prima di registrare o trascrivere.
- Usa strumenti con piano business e, se possibile, con trattamento dei dati in Europa.
- Nella bozza usa riferimenti anonimi e aggiungi i dati identificativi solo nel tuo archivio.
- Rispetta le procedure della tua rete o società sulla documentazione degli incontri.
Trovi più dettagli nella guida su AI e dati dei clienti.
Domande frequenti
Come automatizzo i verbali degli incontri con i clienti se sono un consulente finanziario?
Registri o trascrivi l'incontro con il consenso del cliente, oppure detti una nota vocale di un paio di minuti subito dopo. Poi fai preparare all'AI una bozza con una struttura fissa, la rileggi e la salvi nel CRM o nella Piattaforma. Il verbale ufficiale previsto dalla tua rete o società resta quello: l'AI prepara solo la bozza.
Serve il consenso del cliente per registrare?
Sì. Informalo prima e chiedigli se è d'accordo. In alternativa puoi dettare tu una nota vocale dopo l'incontro, così il cliente non viene registrato.
Questa guida ha uno scopo esclusivamente informativo e non costituisce consulenza legale, fiscale o in materia di investimenti. Le norme e le funzioni degli strumenti citati possono cambiare: verifica sempre le fonti ufficiali aggiornate.